О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Каждый кадровик сталкивается с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчиваются свободные страницы. Собрали всю полезную информацию о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку и как его оформить, чтобы не придрался инспектор ГИТ.

Каждый кадровик сталкивался с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчивались свободные странички.

Неопытный работник в этом случае может допустить три серьезные ошибки – завести новую трудовую книжку в продолжение старой, начать подклеивать в заполненный документ дополнительные листы или вносить сведения о работе в раздел сведений о награждениях.

И то, и другое – категорически запрещено. Поступая таким образом, отдел кадров не только подставляет себя под законные штрафные санкции, но и создает большие проблемы владельцу документа.

Если трудовая книжка закончилась, а необходимость вносить в нее записи сохранилась, выход только один – оформить вкладыш в трудовую книжку. Ничего сложного в этой процедуре нет, однако, оформить ее нужно по всем правилам.

У некоторых людей послужная деятельность может быть очень обширной и им понадобится не один вкладыш – законодательно их количество не ограничено. А о том, сколько трудовых должно быть в запасе у кадрового специалиста, читайте в статье журнала «Справочник кадровика».

Алгоритм заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году:

Шаг 1. Кадровик обнаружил, что свободные листы в документе закончились, и сразу сообщил об этом сотруднику.

Шаг 2. Владелец книжки пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать бланк вкладыша в трудовую книжку. В ответ на это директор издает распоряжение о выдаче бланка, оговаривая, за счет каких средств он будет оплачен.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Скачать образец >>>

Шаг 3. Выдается бланк, при этом ответственный сотрудник фиксирует этот факт в Книге движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 4. Приступаем к заполнению. При заполнении вкладыша в трудовую книжку в 2019 году ориентируемся на общие правила заполнения трудовых книжек. На титульном листе обозначаем ФИО владельца, причем, если в основном документе были изменения в этой части, то во вкладыше прописываются обновленные данные. То же касается образования и специальности.

Дата заполнения никак не связана с датой заведения книжки, фиксируется фактический день, когда заполнялся документ. Ставятся подписи владельца и ответственного сотрудника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Шаг 5. В основном документе проставляется штамп «выдан вкладыш» с указанием его реквизитов. Правилами ведения трудовых книжек не установлено, в каком именно месте ставится эта отметка, но логично предположить, что удобнее всего сделать ее на внутренней стороне обложки.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Шаг 6. Внесение сведений о работе ничем не отличается от той же процедуры в трудовой книжке.

Но есть один момент, который может вызвать затруднения — это последняя запись в основном документе, которая не помещается полностью на последней страничке.

В таком случае ее просто нужно продолжить во вкладыше, даже если предложение будет разделено на два документа; пустых строк в бланке трудовой оставаться не должно.

Если в дальнейшем будут меняться основные сведения о сотруднике, новую информацию необходимо будет внести в оба документа.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Два главных правила

1. Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Поэтому он обязательно должен быть к ней надежно прикреплен во избежание утери.2. Вшивать вкладыш в основной документ нужно после его заполнения.

В законодательных актах не уточняется, в какое именно место вшивается дополнение, но будет разумным предположить, новый документ начинается там, где заканчивается старый.

Таким образом, сохранится хронология, и дальнейшее заполнение будет удобным.

Вшивание вкладыша в трудовую книжку в 2019 году осуществляет сотрудник кадровой службы, и сложности этот процесс не представляет. Процедура обычно такова:

  • открыть трудовую на последней странице перед обложкой;
  • открыть вкладыш на срединном развороте;

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

  • сделать в обоих документах по два отверстия;
  • сшить их между собой суровой ниткой несколько раз для прочности скрепления
  • связать концы ниток в середине вкладыша.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Как исправить ошибки

От ошибок никто не застрахован, и если на этапе заполнения бланка была допущена неточность, его необходимо заменить. Вносить исправления не допускается.

  • Как внести изменения в сведения об образовании 

Испорченный бланк списывается и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт (причем номер утилизированного документа нужно вырезать и вклеить в журнал учета), и заводится новый вкладыш. Именно поэтому, предусматривая возможность ошибки, рекомендуется не подшивать документ до его полного правильного заполнения, а также не проставлять штамп заранее.

Если неточности будут допускаться во время заполнения основной части приложения, исправлять их следует по аналогии с трудовой книжкой, делая пометку о том, что запись недействительна.

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными пометками.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать отметку о том, что вкладыш был оформлен ошибочно.

По аналогии с такими пояснениями пункт следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку работника

Покупать вкладыш в трудовую книжку работника может только его работодатель. Этот документ, как бланк строгой отчетности, приобретается у предприятия «Гознак», либо у его лицензированного представителя. Занимается закупкой бланков ответственное лицо (чаще всего, бухгалтер или кадровик), имеющее доверенность от директора.

Закупленные формуляры принимаются на баланс как материальные ценности, фиксируются в приходно-расходную книгу с указанием номеров и по мере надобности передаются в отдел кадров под расписку. Очевидно, что к вопросам закупки, хранения и использования вкладышей нужно подходить со всей серьезностью.

Не стоит принимать от работников приобретенные ими самостоятельно формы, при выявлении их недействительности (иногда спустя годы) кадровику придется нести ответственность за нарушение и решать множество проблем с восстановлением вкладыша.

В распоряжении кадровой службы всегда должны быть несколько чистых бланков, поскольку зачастую они требуются срочно; бывает, что у сотрудника (например, при увольнении) нет времени ждать, когда подойдет срок очередной закупки. Ответственный сотрудник отдела кадров обязан ежемесячно предоставлять в бухгалтерию отчет о расходовании бланков и необходимости их приобретения.

Несмотря на то, что покупает вкладыш в трудовую книжку работодатель, оплачивает его сам работник. Этот вопрос оговаривается на этапе издания приказа о выдаче документа. При начислении зарплаты служащему, из нее вычитается стоимость закупленного формуляра. В 2019 году это совсем небольшая сумма в пределах двухсот рублей.

Однако, в некоторых случаях с работника снимается эта обязанность и платит за бланк его работодатель. Это может быть, если:

  • наниматель потерял вкладыш и вынужден выдать дубликат;
  • наниматель испортил бланк при заполнении и вынужден использовать новый, дополнительный;
  • это предусмотрено коллективным договором или другими ЛНА.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1085052-17-m7-vkladysh-v-trudovuyu-knijku

Нюансы покупки вкладыша в трудовую книжку

Вопрос, кто должен покупать трудовую и вкладыш в трудовую книжку, интересует и сотрудников отдела кадров, и самих работников. Хотя затраты на это небольшие, но многие компании очень принципиальны в этом плане.

На специализированных форумах можно найти разные мнения. По закону, за ведение этого бланка повышенной отчетности отвечает именно работодатель, но обязан ли он покупать этот документ для работников, стоит разобраться.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Необходимость покупки вкладыша

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образецТрудовая книжка – это документ работника, при помощи которого подтверждается его трудовой стаж. Внутри нее есть разделы (определенные страницы) для внесения данных о работе: дата принятия, должность, основания для приема на работу. Отдельно есть графы для занесения отметок относительно наград и поощрений.

Важно! Обязанность ведения трудовой книжки работника, а именно внесения записей относительно принятия, перевода, увольнения, ложиться на работодателя.

Вносить данные относительно стужа нужно, если он превышает 5 дней. С учетом этого, место в трудовой для указания необходимой информации может закончиться. Использовать другие разделы (награждение, поощрение) для указания «принят», «переведен», «уволен», нельзя. В результате возникает необходимость приобретения вкладыша, который нужен для фиксации данных относительно стажа.

Это бланк с такой же разлиновкой и столбиками, как и в трудовой книжке работника. Он вклеивается в трудовую. Вкладыш, не подшитый к трудовой, не имеет никакой юридической силы, даже если в него внесены записи, есть печати. Когда его вшивают в трудовую, он становится ее неотъемлемой частью. Нумерация записей во вкладыше следует дальше, а не начинается сначала.

Для того чтобы утвердить наличие вкладыша, его номер и серия вписывается на титульном листе трудовой в верхнем правом углу. Такую отметку может вписать от руки уполномоченное лицо компании.

Разрешено ставить стандартный штамп 10 х 25 мм с данными вкладыша.

Вшивание вкладыша нужно не только тогда, когда закончилось место для записей относительно стажа, но и когда нет места для указания новых награждений.

Запреты

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образецЕсть ряд запрещенных действий в случае, если у сотрудника закончилась трудовая, среди них:

  1. Вносить данные, которые не соответствуют разделу, нельзя. Раньше кадровики практиковали перечеркивание записи «сведения о награждении» и просто вносили данные про стаж в этот раздел. Но такие действия противоречат правилам ведения ТК, ведь любые перечеркивания и исправления недопустимы.
  2. Заведение новой трудовой запрещено только по тем соображениям, что старая исписана. Для этого существуют вкладыши.
  3. Вклеивать пустой лист с разлиновкой от руки. Это нарушение законодательства, так как в этом случае не получится указать номер вкладыша, ведь его просто нет. Даже для одной-единственной записи нужно вшивать вкладыш.
Читайте также:  Срок давности по административным правонарушениям гибдд с камер, когда обнуляются

Покупка

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образецПо закону, за внесение данных и сохранность трудовой, пока работник числится в штате компании, отвечает работодатель. В этом случае возникает вопрос, кто должен покупать вкладыш и трудовую книжку? В нормативных актах четко прописано, что приобретает для сотрудника рассматриваемые бланки работодатель. В том числе если трудовая еще не заведена, то есть работник устраивается на первое место после завершения учебы.

Так как покупка чего-либо – это затраты, вполне логично возмущение сотрудников, если с них пытаются высчитать стоимость бланков. Ведь закон четко говорит, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку.

Тут нужно разъяснение, хоть приобретение бланков, дополнений к ним и является обязанностью работодателя, по закону, он имеет право высчитать из зарплаты стоимость такой покупки – это правомерно.

Сотрудник обязан оплатить стоимость бланков, несмотря на то, что их приобрел работодатель.

Финансовый вопрос относительно покупки трудовых и вкладышей особенно актуален для начинающих предпринимателей, ведь для их прибыли любые затраты могут быть критичными.

Случаи, когда платит наниматель

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образецНо ответ на вопрос, кто должен покупать дополнительный вкладыш в трудовую книжку, не настолько однозначен, как кажется. Есть случаи, когда тратить на это финансы нужно именно нанимателю, без права взыскания с работника. Таких ситуаций всего 2:

  1. При порче бланка, который купил (оплатил) сотрудник, работодателем, в том числе специалистом отдела кадров. В этом случае подразумевается не только повреждение самого бланка, но и описки / ошибки при заполнении титульного листа. Также это касается ситуация неправильного ведения бланка.
  2. Если произошло чрезвычайное происшествие, которое привело к массовой утрате бланков. В этом случае будут потеряны и книжки, и вкладыши, так как они являются неотъемлемой частью документа. Тогда выдается дубликат с официальным оформлением всех записей. Траты на его изготовление берет на себя именно работодатель.

Другие варианты, когда работодателю нужно самостоятельно оплачивать покупку книжки или вкладыша, не предусмотрены, и его действия относительно высчитывания потраченных средств из заработной платы вполне законны.

Порядок получения трудовой

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образецКак можно приобрести  трудовую книжку, интересует, в основном, тех, кто впервые устраивается на работу и еще не имеет подобного документа. Закон гласит, что обеспечить этим бланком сотрудника обязан наниматель, впоследствии он может вычесть стоимость  ее из зарплаты. Но потенциальный работник может и сам купить трудовую книжку, а при трудоустройстве представить в пакете документов.

В первом случае компания, в штате которой наемные работники, заключает договор с производителем книжек и получает их в требуемом количестве на регулярной основе.

Такие бланки всегда соответствуют нормам законодательства, они имеют серийный номер, по которому можно проверить подлинность.

Также тут полностью исключены любые проблемы с легализацией бланка, ведь его покупка проведена по счетам и вполне законна.

Приобретение этого документа самостоятельно можно осуществить в магазине канцтоваров, который занимается реализацией подобного товара. Но в свободной продаже бланки появились относительно недавно, раньше их можно было купить только при наличии доверенности от работодателя.

Не всегда есть смысл покупать трудовую самостоятельно, ведь бланки могут быть нелегальными: без номера или иметь неправильную разлиновку полей. В таком случае придется заплатить дважды, ведь их использовать для внесения данных о стаже нельзя.

Вывод

Трудовая книжка имеет ограниченное количество полей для внесения информации о трудовом стаже. Если человек часто меняет место работы, то не странно, что строк не остается.

В тот момент, когда кадровик обнаруживает, что места для следующей записи нет, он вшивает вкладыш установленного образца и в соответствии с правилами.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/kto-dolzhen-pokupat-vkladysh.html

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

  • Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?
  • За чей счет приобретается бланк?
  • В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец
Скачать форму вкладыша

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку. Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок.

Закупка таких бланков производится на основании договоров. Договоры, в свою очередь, заключаются либо с самим объединением ГОЗНАК, либо с распространителями, которые закупают защищенные бланки.

Закупленные бланки доставляются службами доставки, самим работодателем или каким-либо иным способом, не противоречащим нормам законодательства.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

За чей счет приобретается бланк?

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец
Скачать форму трудовой книжки

Любая купля-продажа подразумевает оплату товара — и вот здесь уже возникает другой вопрос: за чей счет должен приобретаться вкладыш в трудовую книжку? На практике по этому поводу часто возникают споры: работодатель взыскивает деньги с работника, работник же возражает…

Ответ на этот вопрос можно найти в п. 47 Правил, который гласит, что работодатель при выдаче работнику вкладыша в трудовую взыскивает с него сумму, равную расходам на приобретение бланка. Это требование закона однозначно, разногласий в толковании тут просто не может быть.

Таким образом, если для продолжения записей в трудовой книжке требуется вкладыш, то приобретает его работодатель, а все расходы полностью возмещает работник. Однако размер возмещения не может превышать стоимости бланка, который использовался для конкретного работника.

Это необходимо уточнить, поскольку довольно часто бланки трудовых книжек и вкладышей приобретаются на ГОЗНАКе или у распространителей оптом, большими партиями. В этом случае требовать с работника возмещения всех расходов, которые понес работодатель по договору на покупку бланков, п.

 47 Правил не позволяет.

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Нельзя не сказать и о том, что из общего правила, согласно которому и трудовая книжка, и вкладыш к ней оплачиваются за счет работника, есть исключения. Все тот же п. 47 Правил указывает, что стоимость бланка оплачивается работодателем в следующих случаях:

  1. Если бланк испорчен самим работодателем (п. 48 Правил). Если записи в книжке или вкладыше были сделаны с самого начала неправильно или бланк документа был необратимо испорчен и порча эта произошла по любой причине, кроме непосредственной вины работника, работодатель выдает новый бланк документа, при этом работник эти расходы не оплачивает.
    О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец
    Скачать форму дубликата
  2. Если в результате чрезвычайной ситуации произошла массовая утрата трудовых книжек (п. 34 Правил). Поскольку вкладыш вшивается в книжку и отдельно от нее не заполняется (п. 38 Правил), при утрате книжек, разумеется, утрачиваются и вкладыши. В этой ситуации работнику выдается дубликат документа, а расходы за такую выдачу ложатся на работодателя.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: в общем случае работник оплачивает выдачу как вкладыша, так и дубликата в случае утраты или порчи трудовой книжки (вместе с вкладышем) по его вине. Если же документ оказался утрачен в тот момент, когда он находился на хранении у работодателя, или испорчен работодателем, работник расходов не несет.

Источник: https://nsovetnik.ru/kadry/kto_dolzhen_pokupat_vkladysh_v_trudovuyu_knizhku/

Вкладыш в трудовую книжку

Рано или поздно некоторые люди обнаруживают, что трудовая подошла к концу.

Но если нужно внести новую запись, а места для неё просто нет, то это вовсе не означает, что пришла пора заводить новую – вместо этого приобретается вкладыш в трудовую книжку, и можно продолжать вносить в неё сведения, как и прежде.

Для самих работников вкладыши важны еще и тем, что от этих документов будет зависеть их пенсия. Как минимум то, придётся ли им при выходе на неё бегать по бывшим работодателям, собирая сведения о периоде работы у них, или же все они будут чётко и аккуратно оформлены в одном документе.

Что такое вкладыш?

Если место в трудовой закончилось, то недопустимо:

  • Зачёркивать графу «Сведения о поощрениях», после чего продолжать вносить в неё сведения о работе, переименовав её.
  • Вклеивать в трудовую чистые листы и делать новые записи на них.
  • Заводить другой бланк для внесения новых записей.
Читайте также:  О свидетельстве о браке: как восстановить при утере, как получить дубликат

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Между прочим, выше перечислены вполне реальные случаи – до вклеивания листов и переименования граф люди действительно додумывались. Но правильным и законным будет вшивание вкладыша в документ. Если же применить какой-то другой способ, то сомнению будут подвергнуты не только новые сведения, внесённые «нестандартным» способом, но и трудовая книжка как таковая.

Если в трудовой одного из работников завершилось место, или если поступил новый сотрудник с книжкой, в которой не осталось места для внесения новых записей, то нужно добавить к ней вкладыш. Однако, если это именно второй вариант, то даётся пять дней с момента вступления в должность на внесение записей.

Потому лицам, ответственным за ведение трудовых, будь они сотрудниками отдела кадров, другими работниками, уполномоченными начальниками на ведение документации (в небольших компаниях), или даже самими руководителями (в совсем маленьких), следует контролировать, чтобы в запасе всегда оставались вкладыши, которые при необходимости можно применить.

Основные параметры вкладыша такие: в нём 36 страниц, его формат 88×125 миллиметров, обложка картонная, есть элементы защиты. Титульный лист похож на титульный лист трудовой книжки, а графы внутри все соответствуют трудовой.

Где приобрести бланк вкладыша?

Бланки вкладыша квалифицируются как документы строгой отчётности, но при этом приобрести их можно свободно, они продаются в канцелярских магазинах. Всё-таки желательно покупать их у проверенных посредников, занимающихся работой непосредственно с Гознаком, выпускающим трудовые и вкладыши. Также можно приобретать их и напрямую у Гознака.

Выданы вкладыши могут быть:

  • Без выплаты работником компенсации – в таком случае все расходы ложатся на работодателя.
  • С выплатой компенсации – она не должна быть выше, чем стоимость бланка при покупке.
  • С частичной выплатой компенсации, при которой часть расходов несёт сотрудник, а часть работодатель.

Бланки выдаются безвозмездно реже, чем трудовые, поскольку этот документ всё же дополнительный, а не основной.

Обязательна бесплатная выдача лишь в том случае, если вкладыш оказался испорчен по вине заполнявшего его работника – в таком случае замена проводится за счёт организации.

Относительно размера компенсации, которую выплачивает получатель вкладыша, стоит отметить, что хотя завышение стоимости является незаконным, но в цену, по которой он отдаётся работнику, может входить не только стоимость приобретения документа, но также и транспортные, и иные расходы. Это означает, что иногда бланк на предприятии может обойтись дороже, чем в свободной продаже, хотя чаще всего он оказывается дешевле, поскольку приобретаются вкладыши компаниями оптовыми партиями, по сниженной цене.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Хранятся вкладыши обычно у ответственного за их ведение сотрудника, данные об их движении заносятся в книги учета, которые ведёт бухгалтер. Работник отдела кадров, на которого возложено ведение трудовых и вкладышей, должен предоставлять отчёт об их расходовании и докладывать о необходимости пополнить их запас.

Оформление и заполнение вкладыша

Заполняться документ должен так же, как и сама трудовая, а потому сложностей с его заполнением быть не должно, но есть немало важных нюансов, на которые стоит обратить внимание:

  • Заводить вкладыш должны сотрудники того работодателя, во время работы у которого строчки в трудовой подошли к концу – увы, это правило не всегда соблюдается, из-за чего работники приходят в новую компанию с книжкой, в которой нет места для новых записей. Отметим, что отказывать им в приёме на работу по этой причине нельзя.
  • Дата заполнения на титульном листе – это именно та дата, в которую занесена первая запись во вкладыш, а не в саму трудовую.
  • Заводить можно много вкладышей – их количество не ограничено.
  • Пронумеровать записи просто – нумерацию следует продолжать относительно той, что использовалась в трудовой. К примеру, если номер последней записи в трудовой 19, то во вкладыш заносится запись с номером 20.
  • Если же место закончилось, а запись ещё не завершена, то она будет продолжаться уже во вкладыше ровно с того места, на котором прервалась.
  • Данные, которые вносятся во вкладыш, должны быть строго актуальными, даже если в самой трудовой фигурируют другие. К примеру, работник мог получить новое образование уже после того, как завёл её. Если информация, которая значится на титульном листе самой трудовой, уже неверна, то изменения должны быть отражены, а сотрудника надлежит обязать предоставить документы, которые подтвердят эти изменения – копии документов вшиваются в его личное дело, а во вкладыше записываются новые данные о нём.
  • После того как все необходимые сведения внесены на титульный лист, вкладыш должен быть прикреплён к трудовой, а на её титульном листе нужно поставить штамп о выдаче вкладыша с его реквизитами. Также следует сделать запись «выдан вкладыш», без которой он не будет действителен даже если его вшить.

Относительно места, в которое необходимо ставить штамп, а также куда именно подшивать вкладыш, нет никаких указаний.

Потому стоит отметить лишь, что ставить штамп стоит так, чтобы он не закрыл остальные записи и был хорошо читаем.

Вместо печати можно сделать также и отметку вручную, если у компании вообще нет печати, но всё-таки лучше, если будет стоить именно штамп. Совсем без штампа либо отметки документ также будет просто недействителен.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Важный момент: если была допущена ошибка во время заведения документа на титульном листе, нельзя вносить исправления, следует просто поменять его на новый.

Старый же утилизируется, его номер вырезается и вклеивается в журнал учёта. Из-за этого не стоит подшивать вкладыш до того, как завершено заполнение титульного листа – сначала нужно убедиться, что никаких ошибок нет, а если они всё же обнаружатся, не составит труда поменять его.

Когда ошибка допускается уже в ходе дальнейшего заполнения внутри документа, то на такие радикальные меры, конечно, идти не стоит: её разрешается исправить.

Но ни в коем случае не перечёркивая ошибочную запись – здесь предписывается действовать так же, как и при заполнении самой трудовой, то есть внести новую запись, в которой сделать указание на то, что совершена ошибка, и номер записи, которую следует считать недействительной – это утверждение заверяется подписью.

Как только записи на титульном листе сделаны, их заверяет сам внёсший их сотрудник при помощи своей подписи, необходимо поставить и печать компании. Самому работнику следует проследить, чтобы печать была поставлена, поскольку, если затем обнаружится её отсутствие, а он уже будет работать в другом месте, ему самому придётся обращаться на предыдущее место работы, чтобы поставить печать.

Как прикрепить вкладыш к трудовой книжке?

После того как заполнение вкладыша, а вернее, пока что его титульного листа, завершено, наступает время вшить его в трудовую. Хотя нет никаких указаний на предмет того, как именно правильно прикреплять вкладыш в книжку, но всё же можно выделить важные правила, которых следует придерживаться:

  • запрещено просто хранить его вложенным, не вшивая;
  • нельзя приклеивать либо пользоваться скрепками вместо вшивания.

Надёжно скрепляет документы только вшивание, и потому оно, с одной стороны, гарантирует, что вкладыш не потеряется – только если вместе с основным документом; с другой стороны – существенно затрудняет манипуляции с ним, опять-таки, если они проводятся отдельно от основного документа.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Прикреплённые не по правилам вкладыши действительными считаться не будут.  

Подшивают вкладыш обычно в конец книжки, но есть и другие варианты: так, с точки зрения содержания правильным будет сделать это перед разделом сведений о награждениях, поскольку именно на этом месте чаще всего придется открывать книжку, и не придётся её часто пролистывать. Наиболее удобно подшить его в самой середине.

Чтобы произвести вшивание, потребуются нитки, иголка и шило – а когда они под рукой, можно начинать сам процесс. Опишем его по этапам:

  • Разверните трудовую книжку там, куда будете вшивать вкладыш.
  • Разверните сам вкладыш посередине.
  • Возьмите шило и проколите с его помощью по паре отверстий в обоих документах. Проколов может быть и больше, главное, чтобы они имели аккуратный вид – для того и требуется шило. Важно также не повредить записи – для этого проколы следует сделать прямо у переплёта.
  • Возьмите иголку с прочной ниткой и сшейте их, концы нитки при этом нужно оставлять на внутренней стороне. Важно использовать нитку высокого качества, чтобы она не порвалась и не истёрлась через несколько лет использования.
  • Крепко завяжите, чтобы вкладыш был твёрдо прижат к трудовой, и обрежьте нитки. Для более аккуратного сшивания в некоторых компаниях даже имеются предназначенные именно для документов швейные машинки, с помощью которых процедура становится куда проще и менее затратной по времени.

Источник: http://ZnatokTruda.ru/trudovaja-knizhka/vkladysh/

Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку

На территории РФ одним из самых важных и необходимых документов гражданина считается трудовая книжка. Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам. В них же указано, как правильно выдать вкладыш в трудовую книжку.

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе». Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

  1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
  2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.
Читайте также:  Сроки действия согласия супруга на продажу недвижимости: сколько действительно

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
  • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

  1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
  2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
  3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

  • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

О вкладыше в трудовую книжку: как оформить и вшить, кто должен покупать, образец

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные.

От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей.

Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

  • Кадровое делопроизводство

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-provesti-vydachu-vkladysha-v-trudovuyu-knizhku

Вкладыш в трудовую книжку

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Бланк трудовой книжки имеет ограниченное количество страниц. Зачастую возникают ситуации, когда записи обо всей трудовой деятельности работника не умещаются в соответствующие составные части этого документа.

В этом случае для продолжения внесения записей оформляются вкладыши для разделов трудовой книжки, в которых соответствующие поля закончились.

В трудовой книжке это событие сопровождают специальный штамп и запись «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец можно посмотреть здесь).

Трудовая книжка

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Информация о том, как выглядит и заполняется вкладыш в трудовую книжку, также предусмотрен указанными нормативными правовыми актами.

Ведение трудовых книжек на всех сотрудников, а также оформление (при необходимости) вкладышей к ним являются обязанностями работодателя по отношению ко всем работникам, которые осуществляют у него основную работу по найму более 5 дней.

Выдача вкладыша в трудовую книжку (образец заполнения здесь)

Случай, при котором осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку, предусмотрен пунктом 38 Порядка. Согласно указанному пункту если в трудовой книжке один из разделов полностью заполнен, то последующая информация для этого раздела вносится путем оформления вкладыша, который подшивается к трудовой книжке. Порядки ведения трудовой книжки и вкладыша к ней идентичны.

Как следует из пункта 39 Порядка, каждый случай оформления и подшивания вкладыша к трудовой книжке должен сопровождаться простановкой штампа «выдан вкладыш в трудовую книжку» (образец вкладыша здесь), в котором надлежит отразить серию и номер этого вкладыша.

Форма вкладыша также утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.

Обращаем внимание, что выдача вкладыша должна быть обязательно отражена в приходно-расходной книге по учету бланков соответствующей документации, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Кто должен покупать вкладыш в трудовую книжку?

  • Обязанность ведения трудовых книжек возложена на работодателя (статья 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 Правил).
  • Согласно пунктам 3, 4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 года N 117н, обеспечение работодателей бланками соответствующих документов осуществляется на платной основе в соответствии с контрактами, заключенными с их производителем или распространителем.
  • Указанным НПА предусмотрен образец вкладыша.
  • На основании пункта 44 Правил обязанность обеспечивать в наличии должное количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее возложена на работодателей.

Указанные документы хранятся работодателем в соответствии с требованиями к хранению документов строгой отчетности. Выдача этих документов производится по заявке уполномоченного лица (пункт 42 Правил).

Следовательно, ведение вкладыша в трудовую книжку, равно как и приобретение необходимого количества вкладышей, – обязанность работодателя, а не работника.

Заявление на вкладыш в трудовую книжку (образец)

Форма заявки от уполномоченного на ведение трудовых книжек лица о выдаче ему соответствующих бланков законодательством не предусмотрена. Такая заявка составляется в произвольной форме.

Например:

Главному бухгалтеру МУП «Соцстрой»

С.Р. Алферову

ЗАЯВКА

Прошу Вас выдать под отчет 1 (один) бланк вкладыша к трудовой книжке.

Заместитель начальника отдела кадров ___________ Россомахина В.Ю.

Зачем нужен вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку (вместе с самой трудовой книжкой) нужен для учета трудового стажа, в нем отражаются сведения о работнике, порученной ему работе, переводах, увольнениях и их основаниях, а также поощрениях за успехи в труде.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s502833

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector