Журнал движения трудовых книжек и вкладышей к ним – документ, в котором осуществляются самые значимые для трудовой деятельности работника, данные.
Они оформляются в каждой из организаций и имеют беспрецедентную важность. По этим записям можно отследить подлинность сведений в книжке её владельца, а также – восстановить картину его деятельности или трудовой стаж в случае утери трудовой.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-59-47. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
Как правильно вести?
Все нюансы и основные положению заполнения основываются на представленных Правилах.
Прежде чем начать вносить записи в Книгу, она должна быть надлежаще подготовлена:
- пронумерована;
- прошита;
- подписана;
- опломбирована.
В ней должны регистрироваться трудовые книжки при приёме и увольнении, то есть когда ответственное лицо получает их на хранение и передаёт владельцу по окончании этого периода. Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.
Каждая запись о приёме ТК всегда вносится под соответствующим порядковым номером. Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.
Правила заполнения и ведения
Правила (№ 225) оглашают, что за достоверное внесение сведений и надлежащее ведение журнала ответственность несёт работодатель.
Он оформляет приказом уполномоченное лицо, которое разделяет с ним эту ответственность. Выбор уполномоченного зависит:
- От масштабности предприятия, на котором производится учёт и хранение ТК.
- От наличия на предприятии штатных кадровиков.
- От личных предпочтений руководителя, который выбирает ответственного за ведение журнала на основании различных подходов к вопросу.
Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК.
Скачать правило №225 «О ведении, хранении и заполнении трудовых книжек».
Как заполнять?
В Книгу вписываются сведения о книжках, передаваемых на хранение работодателю при поступлении на работу. Впоследствии, по увольнении с работы, трудовые выдаются на руки владельцам, о чём в соответствующих графах № 12 и 13 вносятся необходимые записи.
Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.
Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос. Кроме этого, внимательно изучив нормативные документы – невозможно найти какого либо запрета на подпись в журнале лица, который забирает трудовую работника:
- по доверенности;
- в случае смерти.
Он может посчитать возможным выходом – внесение собственной подписи. Но подобное окажется нарушением нормативов, в которых указано, что подпись за получение трудовой работник ставит лично. Из этого положения следует недопустимость проставления в журнале чужой подписи. Однако в перечисленных случаях в последней графе необходимо сделать пометку со ссылкой на документ:
- номер почтовой квитанции;
- номер доверенности.
Как подписывать титульный лист?
Титульный лист заполняется ответственным лицом, которого приказом назначил руководитель предприятия.
Прежде чем заполнить его, необходимо, чтобы книга соответствовала предъявляемым к ней требованиям, с нумерацией страниц и опломбировкой.
После этого уполномоченный на заполнение специалист может приступить к заполнению титульного листа. Записи должны вноситься аккуратно и без помарок – эти требования предъявляются ко всем без исключения записям, вносимым в журнал.
Наименование предприятия, на котором осуществляется учёт ТК должно вноситься правильно и в соответствии с правоустанавливающими документами предприятия, то есть должно полностью совпадать с наименованием в учредительном документе. Также нужно указать форму и тип собственности предприятия.
Эти данные полностью должны совпадать со сведениями, используемыми при регистрации ИП, а также – с паспортными данными.
Затруднение в некоторых случаях вызывает дата хранения, где необходимо указать срок, в течение которого журнал будет находиться в организации. Этот срок устанавливается локальным актом (приказом) и составляет от 50 до 75 лет.
При внесении записи необходимо поставить дату заполнения титульного листа в качестве отправной точки начала ведения и учёта ТК, а далее через тире поставить аналогичное число, а год – на 50 или 75 лет больше, в зависимости от решения руководителя.
Исправления
Учитывая наличие человеческого фактора, сложно полностью застраховаться от ошибок. Несмотря на то, что Правила прописывают заполнять журнал без помарок и ошибок, предусмотрено, что ошибки всё равно могут быть допущены.
Ни в коем случае нельзя допускать исправления ошибок.
Журнал – документ строжайшего учёта и контроля, исправления в котором аналогичны подделке документов. Некомпетентный работник, внёсший непосредственное исправление в Книгу учёта может значительно пострадать от своей недальновидности.
Наличие пломб, печатей и нумерации листов обозначает, что никакое неправомерное вторжение в записи производиться не может. Не являются исключением и неправомерные исправления.
При допущении ошибки нельзя:
- пользоваться штрихом;
- ластиком;
- зачёркивать букву или номер и исправлять их в тексте.
Поэтому будет не лишним издать приказ или другой нормативный акт локального происхождения, который позволит кадровику исправлять ошибки по стандарту, установленному для конкретного журнала учёта.
Можно составить памятку исправления ошибок, которой пользуются некоторые кадровики, понимая, что кадровый работник или лицо, уполномоченное за ведение журнала, может перемениться и начать исправление ошибок по собственному усмотрению. Желательно этого избегать, как собственно – стремиться избегать допуска ошибок в принципе.
Существует два правомочных варианта, которые предусматривают возможность исправления ошибок в документах, если иное не предусмотрено специальными инструкциями.
Оба из них можно использовать при работе с Книгой учёта:
- Неверная запись полностью зачёркивается одной линией полностью, рядом делается надлежащая запись и делается приписка: «исправленному верить». Обязательно проставляется должность лица, исправившего ошибку, с указанием фамилии и инициалов.
- Следом за неверной записью или опиской, следует внести: «запись за номером (указать) считать недействительной» или «запись в колонке (указать) считать недействительной». После этого необходимо внести верную запись.
По правовому статусу оба способа равнозначны. Однако для ведения одного журнала желательно избрать определённый способ исправления ошибок, утвердить его локальными инструкциями по ведению журнала и использовать законно.
Замена книги учёта движения трудовых книжек
Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.
В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен.
Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров.
Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.
Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.
Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.
Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.
Что делать если книга учёта движения трудовых книжек не велась?
Отсутствие Книги учёта или её ненадлежащее оформление – грубое нарушение трудового законодательства.
При первой же проверке трудовых инспекторов и обнаружении столь серьёзного недочёта в работе, будут вменяться штрафные санкции. Если руководитель предприятия, который отвечает за организацию кадрового делопроизводства, обнаружил эту проблему, ему необходимо срочно принять меры по её исправлению.
Обычно отсутствие журнала наблюдается у индивидуальных предпринимателей, которым до недавнего времени не разрешалось вести ТК.
Соответственно, в таких условиях не были заведены и Книги их учёта. В настоящее время нужно завести журнал, внеся в него все имеющиеся в наличии трудовые работников, работающих у юридического лица.
Для этого нужно подготовить журнал по всем правилам, заполнить титульный лист, а далее – вписать в хронологическом порядке все имеющиеся трудовые работников.
То есть под номером 1 должен быть вписан тот, кто устроился на работу ранее всех, а далее – книжки тех, кто устроился позже (поочерёдно).
Ничего страшного в том, что дата заполнения журнала и дата приёма на работу сотрудника различаются. Главное, чтобы документ был оформлен надлежащим образом.
Скачать бланк книги учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.
Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/zhurnal-ucheta-dvizheniya/zapolnenie.html
Книга учета движения трудовых книжек
И эти правила касаются не только канцелярских или бухгалтерских отделов, но и HR департамента, или отдела кадров (ОК). Здесь главными объектами, подлежащими взятию на учёт, являются трудовые книжки (вкладыши) сотрудников.
Как только гражданин устроился на работу, на него тут же заводится личное дело с данными и сведениями, касающимися трудового опыта и стажа, тогда как в его трудовую книжку (ТК) заносятся сведения о движении по службе, обучении, наградах и поощрениях. Любой такой документ и вкладыш, прилагаемый к нему, проходят обязательную регистрацию в книге учёта.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-83. Это быстро и бесплатно!
Скрыть содержание
Что собой представляет книга учёта и какие задачи выполняет?
Согласно пункту 40 Правил ведения и хранения ТК, утверждённых Правительством РФ в 2003 г., все бланки, а это, в том числе, заполненные и новые трудовые, а также и вкладыши к ним, должны подлежать строгому учёту.
В настоящее время реестр учёта — это стандартизированная форма для отражения движения трудовых книжек, включающая в себя тринадцать граф на каждом развороте, заполнение которых поручено сотруднику отдела кадров или другому ответственному лицу.
Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина. Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления.
Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак».
Вкладыши: что это такое?
Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы. Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.
Если работник пришёл на предприятие с уже существующим вкладышем, то последний не подлежит регистрации, учётная запись производится только в случае выдачи нового формуляра.
Приходно-расходная книга
Главное назначение приходно-расходного журнала – контроль затрат предприятия на подобного рода продукцию. Приобрести можно там, где распространяется продукция ФГУП «Гознак». Журнал считается действительным, если имеет полный комплект водяных знаков.
Ответственность за внесение записей несёт лицо, определённое руководителем. Реестр должен быть прошит, по месту прошивки на тыльной странице наклеивается лист бумаги, на котором находится заверительная надпись и подпись ответственного лица, как правило, руководителя предприятия.
Шнуровка пломбируется, и номер с отпечатка заносится на титульную страницу книги. Хранится реестр в сейфе, к которому ограничен доступ третьих лиц.
К работе с приходно-расходным журналом имеет допуск ответственное лицо, которое регулярно регистрирует движения формуляров по приходу и по выдаче. Если формуляр был выдан на руки, то в журнале должна присутствовать подпись лица, получившего его. Ответственный ежемесячно отчитывается о расходах средств и остатках в наличии неиспользованных бланков.
Неправильно заполненные или испорченные формуляры подлежат изъятию с составлением акта об уничтожении. Исправления в реестре должны сопровождаться письменными ми ответственного лица.
Административные взыскания в виде штрафных санкций накладываются на предприятие, если приходно-расходный реестр не заведён, а также если были нарушены правила внесения записей в реестр.
Уполномоченное лицо, несущее ответственность за ведение регистрации в книге учёта движения ТК, назначается руководителем предприятия. Издаётся приказ, где называется имя ответственного, указывается дата, с которой полномочия становятся действительными.
Как только уполномоченный принимает на себя такие обязанности, никто кроме него и руководителя более не имеет доступ к журналу учета трудовых книжек, который носит статус документа строгой отчётности.
Как правило, таким уполномоченным становится тот человек, который работает с ТК, т. е. работник отдела кадров или HR-департамента. В скромного размера организациях с этой обязанностью справляется бухгалтер или секретарь.
Информация в книгу учёта вносится регулярно, аккуратно. Исправления комментируются ответственным лицом.
В случае смены ответственного лица составляется акт, где фиксируется количество ТК действительно работающих сотрудников, непереданные и невостребованные книжки тех, кто уволился и остаток чистых формуляров.
Форма книги
Заключается она во внесении итоговой записи, в которой указывается причина закрытия, количество внесённых в реестр записей и зарегистрированных ТК и вкладышей с указанием даты закрытия и подписью уполномоченного лица. В последующем журнал передаётся в архив, где продолжает храниться. Пользоваться реестром разрешено, но запрещено вносить и корректировать какие-либо записи.
Форма действующего в настоящее время журнала учета была утверждена соответствующим Постановлением Мин. труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г. До этого действовал образец 1974 года. До сих пор нет никаких препятствий в использовании старого образца, хотя постановление вступило в силу. Допустимо продолжать ведение регистрации в книге старого образца до её окончания.
Регистрация трудовых книжек, а также вкладышей, ведётся в одном журнале до его окончания, а не до истечения календарного года.
При переходе к новому журналу установленного образца записи осуществляются под порядковым номером, следующим за тем, которым закончилась предыдущая книга.
В журнале установленной формы содержатся дополнительные справочные материалы в помощь сотруднику, осуществляющему ведение реестра. Это правила, постановления Правительства РФ, приложения, примеры заполнения бланков, формуляров, отчётов, заявок и актов, а также подробная инструкция по внесению записей в журнал.
Как осуществляются записи?
В первой колонке проставляется порядковый номер регистрируемого документа (ТК или нового выданного вкладыша).
В три последующие графы вносится информация о дате принятия на работу, сдачи книжки (вкладыша) в ОК. Между указанными датами может пройти срок в пять, а то и семь дней.
Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления. Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.
Пятая колонка – место для внесения личной информации о владельце трудовой книжки.
В шестой указываются номер и серия ТК, форма которых может отличаться в зависимости от года издания формуляра.
Седьмая графа – указывается должность сотрудника или его функция на предприятии согласно штатному расписанию, а в восьмой – наименование подразделения (отдела, департамента, цеха и т. п.), где осуществляется трудовая деятельность. В девятой прописывается документ, давший основание для приёма на работу.
Согласно Правил…, п. 45, десятая колонка – это место для личной подписи уполномоченного лица, принимающего ТК.
11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк.
12 и 13 — заполняются при увольнении: в первой ставится дата получения на руки ТК, во второй – личная подпись за книжку или вкладыш.
Как вносятся исправления?
При внесении отметок в журнал допускаются ошибки, устраняются они путём проставления пометки «запись недействительна» в той графе, где была есть ошибка, а в следующей строке ставится правильная запись.
Перед тем, как будут внесены первые регистрационные записи в журнал учета движения трудовых книжек, она должна быть оформлена должным образом. Последовательность действий следующая:
- прошивка. Все листы реестра прошиваются вместе с обложкой суровыми нитками. Кончики пошивки выводятся на тыльную сторону обложки;
- наклейка бумажной ленты поверх концов шнуровки;
- пломбирование. Сургучная пломба ставится поверх бумажной ленты, прихватывая кончики прошивки и обложку. Пломба (см. ГОСТ 31282-2004) имеет номер, который фиксируется на титульной странице. Нарушение пломбы свидетельствует о незаконном использовании реестра;
- нумерование страниц. Страницы нумерует ответственное лицо. Количество страниц записывается на титульной странице;
- оформление титульного листа происходит после того, как были завершены все вышеозначенные операции. На ней прописывается количество пронумерованных страниц в журнале, фиксируется номер пломбы, ставится заверительная подпись руководителя организации и дата начала использования реестра. Без указания всех данных журнал считается недействительным.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — скачать бланк вы сможете ниже по ссылке. Не должным образом оформленный журнал регистрации или его отсутствие влекут административную ответственность: штраф, налагаемый на руководителя и предприятие. Размер штрафа составляет в первом случае 500-5000 руб., во втором – 30 000 -50 000 руб.
Книга учета трудовых книжек — скачать бесплатно образец бланка.
Журнал учета трудовых книжек — образец: скачать пример заполнения.
Срок хранения
Согласно положениям Росархива срок хранения журнала учёта ТК должен хранится в течение 50 лет в архиве предприятия. Перед передачей на хранение производится опись объекта.
Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним требует соблюдения инструкций. Оформление должно проходить согласно установленной процедуре, а записи должны вноситься корректно и аккуратно. Пробелов в графах журнала не должно быть.
Реестр подлежит хранению в сейфе, к которому имеют доступ руководитель предприятия и ответственное за ведение реестра лицо. По окончанию журнала, он передаётся на хранение в архивный отдел предприятия.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 938-46-83 (Москва)
+7 (812) 425-67-01 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!
Источник: https://lawyer-consult.ru/administrative/oformlenie-dokumentov/trudovaya-knizhka/kniga-ucheta
➤ Книга учета движения трудовых книжек
Рассмотрим, для чего нужен документ, какие сведения в нем отражать и какая ответственность предусмотрена за его отсутствие. В статье вы найдете готовый образец от экспертов.
Скачайте документы по теме:
Для чего нужна книга учета трудовых
На протяжении всего периода работы в организации трудовые книжки хранят у работодателя. Он несет полную ответственность за их сохранность. Книга учета движения трудовых книжек позволяет фиксировать все сведения, которые непосредственным образом касаются документов.
Если работник предъявит претензии по поводу утери трудовой, работодатель без труда сможет проследить, поступала ли она в организацию, какого года, месяца и числа была принята кадровиком. Необходимо учитывать, что выдавать книжки можно только по письменному заявлению сотрудника.
При порче или утере по вине работника кадровик не понесет ответственности.
Книга движения трудовых книжек предназначена для их регистрации (Правила ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225). По закону все работодатели также обязаны также вести и приходно-расходные журналы, чтобы проводить учет приобретаемых бланков трудовых и вкладышей в них.
Ведение Книги учета поручают кадровой службе. В небольших компаниях, в которых отсутствует кадровая служба, обязанности кадровиков возложены непосредственно на руководителя.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- Скачать образец документа здесь>>>
Какая ответственность грозит работодателю, если в компании нет книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
Если книга в организации отсутствует или неправильно оформлена, трудовая инспекция может оштрафовать не только организацию, но и ее должностных лиц, а также индивидуальных предпринимателей. Размер штрафа составляет:
- для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- nbsp; для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении размеры штрафов увеличиваются в несколько раз. Должностных лиц вправе дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет. Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Какие сведения отражать в книге учета движения трудовых
В законодательстве отсутствует исчерпывающий список, в котором отражены все совершаемые операции с трудовыми книжками. Исходя из практической работы кадровиков, учет движения трудовых книжек должен включать в себя следующий перечень сведений:
- прием книжки от сотрудника, который поступает на работу;
- открытие новой трудовой на имя сотрудника, для которого место работы является первым в его профессиональной деятельности, внесение соответствующих записей о его приеме;
- выдача книжек увольняющимся сотрудникам.
Книга учета движения трудовых книжек: образец заполнения содержит сведения о регистрации всех полученных, выданных книжек, в журнале отражают факт возврата документа владельцу. Кадровику необходимо обеспечить хранение книги таким образом, чтобы к ней не имели доступ посторонние лица.
Читайте в журнале «Кадровое дело»:
Требования к книге учета
- Выбирать следует журнал с твердой обложкой, который изготовлен и напечатан на прочных и плотных листах бумаги.
- Книга учета трудовых книжек (образец), все ее страницы должны быть пронумерованы, правильно прошнурованы и опломбированы в установленном порядке.
- Необходимо проверить, указано ли непосредственно на заверительной записи пломбы прописью и цифрами количество листов книги.
- В документ включено несколько разделов. В вводной части содержится краткая информация о регламентах, которые служат основанием для заполнения журнала.
- В некоторых современных изданиях предусмотрено и наличие примера по заполнению.
- В книге должен присутствовать отдельный лист, который необходим для внесения актуальных сведений обо всех лицах, назначенных ответственными за ведение журнала.
Чтобы избежать совершения ошибок, только ответственные лица вправе вносить записи в документ.
Книга учета движения трудовых книжек: скачать бесплатно
Скачать образец документа здесь>>>
Как заполнить книгу учета трудовых и вкладышей
Книга учета движения трудовых книжек должна быть в каждой организации. Дополнить документ можно необходимыми разделами, если стандартных для заполнения недостаточно.
- Книга учета трудовых книжек: образец (скачать) включает соответствующие графы:
- 1 — содержит порядковый регистрационный номер журнала;
- 2, 3 и 4 — включает дату регистрации, указанную арабскими цифрами, которая может полностью соответствовать времени приема на работу сотрудника;
- 5 — указывают фамилию, имя, отчество без сокращений;
- 6 — включает сведения о серии документа, о номере книги или вкладыша в нее, который оформляет кадровая служба организации;
- 7 — указывают должность, профессию и специальность сотрудника в соответствии со штатным расписанием, утвержденным в организации;
- 8 — наименование структурного подразделения, в котором будет числиться сотрудник;
- 9 — сведения о выпущенном приказе, на основании которого и выполняется регистрация соответствующего документа;
- 10 — подпись ответственного лица, назначенного руководителем и отвечающего за прием, за внесение записей;
- 11 — стоимость бланка или вкладыша;
- 12 — дата, в которую книга была выдана на руки увольняющемуся сотруднику;
- 13 — подпись уволенного работника, она заверяет факт получения документа.
- Книга учета трудовых книжек: образец заполнения
Скачать образец документа здесь>>>
Книга учета движения трудовых книжек: нюансы заполнения
Заполнение бланков книги учета трудовых производят вручную, поэтому нельзя полностью исключить возможность совершения ошибок, внесения некорректных записей. Исправления допускаются, но вносить их нужно предельно аккуратно.
Нельзя штриховать неверные записи, скрывать их с помощью корректирующих средств. В Трудовом кодексе РФ, а также в Правилах нет конкретных указания на то, как следует вносить исправления.
Поэтому целесообразно применять те варианты, которые применяются для корректировок документов. Под неверно сделанной записью написать «Запись за №__ считать недействительной». Затем под следующим порядковым номером внести корректную информацию.
Все исправления заверяет собственноручной подписью ответственное лицо.
Нарушение существующих правил заполнения журнала, как и его полное отсутствие в организации, расценивается со стороны надзорных органов как административное правонарушение. Чтобы избежать административного штрафа, необходимо контролировать процессы ведения документа, а также организовать надежный способ его хранения.
Вывод
Полностью заполненные книги учета хранят в архиве организации. Если книга учета трудовых книжек в организации отсутствует или неправильно оформлена, трудовая инспекция может оштрафовать не только организацию, но и ее должностных лиц, а также индивидуальных предпринимателей
Источник: https://www.kdelo.ru/art/384499-uchet-dvijeniya-trudovyh-knijek-19-m3
Журнал (книга) учета трудовых книжек: скачать образец
Каждый наниматель при работе с кадровыми документами должен вести журнал учета трудовых книжек (скачать образец можно в конце данной статьи). Эта учетная книга ведения трудовых книжек подлежит заполнению предприятиями и ИП любого масштаба. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек выступает наличие наемных работников (хотя бы 1 сотрудника).
Назначение журнала регистрации движения трудовых книжек
При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.
В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.
Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.
Также см. «Реализация трудовых книжек сотрудникам: проводки».
Как заполнять журнал
Унифицированный образец книги учета трудовых книжек скачать можно в конце этой статьи, а его образец закреплён постановлением от 10.10.2003 г. № 69. Минтруд в данном инструкционном материале приводит порядок оформления учетного журнала.
Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:
| Реквизит | Как заполнять |
| Колонка № 1 | Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним. |
| Графы 2-4 журнала учета трудовых книжек | Отведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой) |
| Колонка № 5 | Указывают Ф.И.О. владельца трудовой |
| Графа 6 | Фиксируют серию и номер регистрируемых бланков |
| Графа 7 журнала регистрации трудовых книжек | Содержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовой |
| Колонка 8 | Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудник |
| Графа 9 | Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное место |
| Колонка 10 | Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранение |
| Графа 11 | Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажа |
| Последние колонки | Отведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки. |
Нельзя сократить работника из-за переименования должности
Как вести журнал
Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.
Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.
При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.
Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:
- важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
- страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
- есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.
Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.
Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.
Также см. «Отправка трудовой книжки по почте при увольнении».
Прораб как должность: обязанности, знания и квалификация
Поле для подписи работника может содержать:
- подпись получателя трудовой книжки;
- пустое место, если работник не явился для получения документов;
- реквизиты акта об отказе в росписи.
Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.
С нашего сайта бесплатно скачать журнал учета движения трудовых книжек можно по прямой ссылке здесь.
Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/kniga-uchet-trud-knizh.html
Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения
Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения в готовом виде вы можете на нашем сайте. Однако кадровому работнику более важно знать, как корректно его заполнить самостоятельно, ведь необходимость в этом постоянна, поскольку у любого, даже небольшого по масштабам, работодателя процесс движения трудовых ресурсов непрерывен.
- Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
- Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
- Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения
- Итоги
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.
Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п. 40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.
Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения
В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.
Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.
- Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек
- Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.
- В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.
Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.
ВАЖНО!
Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovye_knizhki/zhurnal_ucheta_trudovyh_knizhek_skachat_obrazec_zapolneniya/
Книга учета движения трудовых книжек 2019 | Скачать образец
Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.
В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:
- Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
- Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
- Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
- Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
- Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
Общие требования к журналу учета трудовых книжек
Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.
Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
Основные требования к внешнему виду документа:
1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.
2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.
4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.
Инструкция по заполнению книги учета
Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:
| Порядковый номер столбца | Содержание |
| 1 | Проставляется порядковый номер записи |
| 2, 3, 4 | Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ |
| 5 | Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью |
| 6 | Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.
с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков |
| 7 | Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания) |
| 8 | Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник |
| 9 | Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк |
| 10 | Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала |
| 11 | Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка. Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк |
| 12 | Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска) |
| 13 | В зависимости от ситуации:
|
- Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.
- В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.
- При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Как внести исправления в книгу
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
- Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
Ответственность за несоблюдение правил учета
За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html
Загрузка...
